株式会社として塾を運営しているので、全ての収入と支出を記録して収支の状況を毎月チェックしています。
家賃の支払いからボールペンなど事務用品の購入まで，毎月50件ほどの記録をするのですが、記録にはマネークラウドという会計ソフトを使っています。
ほとんどの決済はクレジットカード決済か銀行振込決済にしていて、それらは全て自動的に会計ソフトに読み込まれます。
読み込まれたあと、その支出（収入）が何の科目なのかも会計ソフトが自動的に判別してくれて、たとえば↑の「マイクロソフト」「ZOOM」などは通信費として、「AMAZON」は新聞図書費と適切に判断されているので、あとはこれをそのまま登録するだけ。作業としたら2秒目視して0.5秒で1クリックするだけです。
こういうのを「記帳」と言って、税理士さんに記帳代行をお願いすることもできるんですが費用も時間もかかるので自分でやっています。
こういう雑務はお金を払ってでも誰かにやってもらって自分は経営に集中するべきという考えもあります。でも自分が毎月1〜2時間作業するだけで数万円浮くし、何より毎月の経営状況がタイムリーに分かるので、自分でやることにしています。
